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OFFRE DE STAGE H/F : STRUCTURATION GESTION DOCUMENTAIRE

OFFRE DE STAGE H/F : STRUCTURATION GESTION DOCUMENTAIRE

  • Type : Stage
  • Publiée le : mercredi 21 novembre 2018
  • Date limite de dépot: jeudi 31 janvier 2019
  • Référence :
  • Poste à pourvoir : OFFRE DE STAGE H/F : STRUCTURATION GESTION DOCUMENTAIRE

Gaz Electricité de Grenoble (400 salariés, 222M€ de CA consolidé) exploite, distribue et commercialise l’électricité et le gaz ainsi que des produits et services dérivés sur la ville de Grenoble. GEG est le 6e distributeur français d’électricité et le 4e distributeur français de gaz.

Le Département Exploitation des Ouvrages de Production (DEOP) assure la gestion de l’exploitation et maintenance des centrales de production d’énergies renouvelables (EnR) de GEG et de l’ensemble de ses filiales (une dizaine consacrées aux centrales de production EnR). Elle dispose aujourd’hui en exploitation de 12 centrales hydroélectriques, de 8 centrales photovoltaïques en Isère et 50% d’un parc de centrales photovoltaïques cumulant 11 MWc dans le Sud de la France, d’une unité d’épuration et d’injection de biogaz, d’un parc éolien, et d’une quinzaine de chaufferie avec cogénération.

L’ensemble de ces sites génère un nombre important de document à caractère contractuel (autorisation, baux, contrat de raccordement, etc.. : plus de 900 aujourd’hui) dont la gestion implique une organisation et un suivi rigoureux.

La forte augmentation de ces sites par la construction ou l’acquisition de nouvelles centrales nécessite de mettre en place un outil de suivi plus structuré que les outils actuels. Ce stage fait suite à un travail initié en 2017 qu’il convient de poursuivre et déployer de façon opérationnelle.

Pour accompagner le déploiement de cet outil, GEG recherche un(e) STAGE GESTION DOCUMENTAIRE (H/F).

Missions et Activités :

Rattaché(e) au Département Exploitation des Ouvrages de Production, le/la stagiaire aura pour mission les principales tâches suivantes :

GED Contractuelle :

  1. Intégration des nouveaux documents des ouvrages 2018 dans la base :
  • Analyse détaillée des documents et saisie des métadonnées
  • Classement dans la base de données et outil GED le cas échéant (sharepoint est pressenti)
  • Test et mise en service

2. Déploiement :

  • Rédaction des procédures : nomenclature, saisie et gestion de flux, mise à jour des documents, recherche, reporting
  • Déploiement auprès des utilisateurs
  • Retour d’expérience

GED technique et photographique :

La numérisation de plus en plus importante des documents techniques nous conduit à réfléchir à la structuration de l’archivage de notre documentation technique et photographique, en lien avec le déploiement d’un nouvel outil de GMAO au premier trimestre 2019. Dans ces conditions, le stage portera également sur les modalités de structuration de ces documentations, tout restant à bâtir sur ce sujet, la gestion mise en place sur les documents contractuelle n’étant pas adaptée à ce type de document.

Profil recherché :

De formation en gestion documentaire, vous êtes reconnu(e) pour votre organisation rigoureuse, et avez si possible une pratique de la lecture de contrats et documents juridiques. Force de proposition, vous pourrez apporter votre formation et expérience sur les sujets nouveaux, en lien avec des outils numériques adaptés à la mobilité (tablette, smartphone, etc…)

Maitrise des outils de bureautique. La connaissance de Sharepoint serait un plus.

Période et durée souhaitées : à partir fév. 2019, 2 à 4 mois minimum

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